Lima Langkah Penulisan yang Berhasil

Alasan utama mengapa banyak orang teknis -- sehebat apa pun ia dalam hal teknis -- mengalami kesulitan dalam menulis adalah karena mereka tidak tahu bagaimana mulai menulis. Mereka duduk di depan mesin ketik atau dengan bolpoin di tangan mereka dan berharap dapat mengisi kertas kosong dengan tulisan; mereka tidak tahu bahwa keterampilan dalam menulis, seperti halnya keterampilan teknis lain, membutuhkan pendekatan yang sistematis.

Tulisan yang sukses bukanlah produk inspirasi, bukan juga bahasa lisan yang dituangkan dalam kertas -- tulisan yang sukses adalah hasil dari memahami bagaimana menyusun ide di atas kertas. Cara terbaik untuk memastikan keberhasilan sebuah proyek tulisan -- apakah itu surat, proposal, atau laporan resmi -- adalah dengan membagi proses penulisan menjadi lima langkah utama: persiapan, penelitian, pengorganisasian, penulisan draf, dan revisi. Pertama, lima langkah tersebut harus secara sadar diri diikuti. Sama halnya, mengoperasikan komputer, mendesain sirkuit, memerbaiki mesin, mewawancarai pelamar kerja, atau memimpin rapat dewan direksi, semua itu membutuhkan tahapan. Dengan praktik, langkah-langkah yang ada dalam setiap proses itu menjadi suatu hal yang otomatis dilakukan. Hal itu bukan berarti menyatakan bahwa menulis itu mudah; menulis tidaklah mudah. Namun, cara termudah untuk menulis -- dan satu-satunya cara untuk memastikan bahwa keterampilan menulis Anda akan mencapai tujuan penulisan -- adalah dengan menulis secara sistematis.

Berikut adalah penjelasan mengenai lima langkah utama dalam proses penulisan.

Langkah Pertama: Persiapan

Menulis, seperti halnya kebanyakan tugas teknis, membutuhkan persiapan yang bagus -- bahkan, persiapan yang cukup sama pentingnya dengan penulisan draf. Persiapan menulis terdiri dari (1) menetapkan tujuan, (2) mengidentifikasi pembaca, dan (3) menentukan batasan tulisan Anda.

Menetapkan tujuan hanyalah sebatas menentukan apa yang Anda ingin agar pembaca Anda tahu atau dapat lakukan setelah mereka selesai membaca laporan atau tulisan Anda. Namun Anda harus saksama; sering kali penulis menyatakan tujuan yang terlalu luas sehingga tidak ada gunanya. Tujuan menulis seperti "Untuk melaporkan tempat-tempat yang berpotensi bagi pembangunan pabrik baru", terlalu umum dan tidak akan ada gunanya. Namun "Menghadirkan kelebihan-kelebihan Chicago, Minneapolis, dan Salt Lake City sebagai lokasi yang berpotensi bagi pembangunan pabrik baru sehingga atasan dapat memilih lokasi yang terbaik" akan memberikan Anda sebuah tujuan yang dapat menuntun Anda dalam seluruh proses penulisan.

Berikutnya adalah mengidentifikasi pembaca -- sekali lagi, hal ini juga harus dilakukan dengan saksama. Apa yang pembaca Anda perlukan berkaitan dengan subjek Anda? Apa yang pembaca sudah ketahui mengenai subjek tulisan Anda? Anda harus tahu, misalnya apakah Anda harus mendefinisikan istilah dasar atau apakah definisi seperti itu akan membosankan, atau bahkan membuat pembaca Anda merasa dihina. Apakah pembaca Anda sebenarnya adalah beberapa orang yang memiliki bidang minat dan tingkat pengetahuan teknis yang berbeda-beda? Karena target pembaca yang dinyatakan pada tujuan di paragraf sebelumnya adalah "atasan". Namun siapa saja yang termasuk dalam kategori tersebut. Apakah salah satu orang yang akan memeriksa laporan itu adalah manajer personalia? Jika ya, maka dia pastinya akan memiliki minat pada beberapa hal, seperti ketersediaan tenaga kerja yang kompeten di setiap kota, adanya kampus-kampus yang akan memberikan pelatihan bagi para karyawan, kondisi perumahan, bahkan mungkin fasilitas rekreasi. Manajer pembelian akan peduli terhadap adanya sumber-sumber material yang dibutuhkan pabrik. Manajer pemasaran akan lebih cenderung memikirkan kedekatan pabrik dengan pasar utamanya dan kondisi transportasi bagi keperluan distribusi pabrik. Wakil kepala bagian keuangan pasti akan ingin tahu mengenai biaya tanah dan bangunan, juga struktur pajak setempat. Presiden perusahaan mungkin akan tertarik dengan semua itu, dan bahkan lebih dari itu; misalnya, ia mungkin ingin tahu mengenai efisiensi perjalanan antara pabrik pusat dan pabrik yang baru.

Selain mengetahui kebutuhan dan bidang minat pembaca, Anda harus mengetahui sebanyak mungkin latar belakang mereka. Misalnya, pernahkah mereka ke tiga kota itu? Pernahkah mereka melihat laporan lain mengenai ketiga kota itu? Apakah pabrik baru ini adalah yang pertama atau pernahkah mereka memilih lokasi untuk pabrik baru sebelumnya? Akhirnya, jika pembaca Anda banyak, maka cara yang terbaik, saat Anda sudah mempelajari sebanyak mungkin apa yang mereka butuhkan dan latar belakang mereka, adalah menggabungkan semua pembaca Anda dalam pikiran Anda menjadi satu gabungan pembaca dan tujukan tulisan Anda kepada mereka. Dengan menulis seolah-olah bagi satu pembaca, Anda tidak akan dianggap menguliahi (seolah-olah Anda berbicara pada satu kelompok, bukan perorangan) dan diintimidasi oleh pembaca Anda.

Menetapkan tujuan dan mengidentifikasi pembaca akan membantu Anda memutuskan apa yang harus dan tidak harus Anda sertakan dalam tulisan Anda. Saat Anda telah membedakan apa yang penting dan tidak penting berdasarkan tujuan dan target pembaca, Anda telah menetapkan batasan proyek penulisan Anda. Jika Anda tidak menetapkan batasan tulisan dengan jelas sebelum memulai penelitian (langkah berikutnya), Anda hanya akan menghabiskan lebih banyak waktu dalam meneliti karena Anda tidak yakin jenis informasi yang Anda butuhkan, atau bahkan berapa banyak informasi yang Anda butuhkan. Misalnya, berdasar atas tujuan dan target pembaca yang telah diutarakan dalam paragraf sebelumnya, maka batasan laporan Anda mengenai lokasi pabrik akan memuat beberapa hal, seperti biaya tanah dan bangunan, tenaga kerja yang tersedia, fasilitas transportasi, kedekatan dengan sumber bahan, dan seterusnya; namun batasan Anda tidak akan memuat informasi sejarah kota yang bersangkutan atau keadaan geografis kota-kota itu (kecuali jika memang itu diperlukan bagi kepentingan bisnis Anda).

Langkah Kedua: Penelitian

Tujuan dari sebagian besar tulisan teknis adalah untuk menjelaskan sesuatu -- biasanya sesuatu yang rumit. Tulisan seperti ini tidak dapat dilakukan oleh seseorang yang tidak memahami subjek yang akan ia tulis. Cara satu-satunya untuk memastikan bahwa Anda dapat memahami dengan baik tulisan dengan subjek yang rumit adalah dengan menyusun seperangkat catatan selama penelitian Anda secara utuh dan kemudian membuat kerangka dari catatan tersebut. Ada tiga sumber informasi yang tersedia bagi Anda: perpustakaan, wawancara (kuesioner tertulis), dan wawasan Anda sendiri. Pertimbangkan ketiga sumber itu saat Anda mulai melakukan penelitian dan gunakan yang sekiranya memenuhi kebutuhan Anda. Tentu saja, jumlah penelitian yang harus Anda lakukan tergantung dari proyek Anda; untuk memo sederhana atau surat, "penelitian" Anda mungkin hanyalah mencatat semua gagasan Anda sebelum Anda mulai mengorganisasinya.

Langkah Ketiga: Pengorganisasian

Tanpa pengorganisasian, bahan-bahan yang dikumpulkan selama proses penelitian tidak akan dapat dipahami oleh pembaca Anda. Untuk melakukan pengorganisasian yang efektif, Anda harus menentukan urutan gagasan yang harus dihadirkan, yaitu Anda harus memilih metode pengembangan.

Metode pengembangan yang tepat adalah alat penulis untuk mengendalikan bahan-bahannya dan alat pembaca untuk mengikuti apa yang disajikan penulis. Subjek Anda mungkin saja dapat menjadi metode pengembangannya. Misalnya, jika Anda menyajikan instruksi menghidupkan mesin, Anda pastinya akan menyajikan langkah-langkah prosesnya secara urut. Metode seperti itu adalah metode pengembangan urutan. Jika Anda menulis tentang sejarah komputer, maka Anda akan menyajikannya dari awal sejarah sampai masa kini. Metode itu adalah metode pengembangan kronologis. Jika subjek Anda bisa menjadi metode pengembangan dalam tulisan Anda, maka gunakanlah -- jangan berusaha menerapkan metode lain pada subjek itu. Banyak metode pengembangan yang tersedia untuk orang teknis, yakni, kronologis, urutan, spasial, urutan tingkat kepentingan, perbandingan, analisa, umum-khusus, khusus-umum, dan sebab-akibat. Sebagai penulis, Anda harus memakai metode pengembangan yang paling cocok dengan subjek, pembaca, dan tujuan Anda. Setelah itu Anda siap untuk membuat kerangka tulisan.

Pembuatan kerangka membuat subjek yang luas atau rumit menjadi lebih mudah ditangani dengan memecah-mecahnya menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola, dan hal ini memastikan tulisan Anda akan mengalir secara logis dari satu ide ke ide yang lain tanpa menghapus ide yang penting. Pembuatan kerangka juga memampukan Anda untuk menekankan poin-poin kunci Anda dengan menempatkan mereka pada posisi yang penting. Akhirnya, saat Anda memaksakan diri untuk menyusun pemikiran Anda pada tahap awal, pembuatan kerangka tulisan yang bagus akan membuat Anda untuk secara eksklusif berkonsentrasi menulis saat Anda memulai draf kasar tulisan Anda. Bahkan, jika bentuk tulisannya hanyalah sebuah surat atau memo pendek, tulisan yang berhasil memerlukan logika dan susunan yang disediakan oleh metode pengembangan dan kerangka tulisan, meskipun untuk proyek sederhana seperti itu, biasanya metode pengembangan dan kerangka tulisan tertulis bukan di kertas, namun dalam pikiran Anda.

Jika Anda berniat untuk menyertakan ilustrasi dengan tulisan Anda, saat yang bagus untuk memikirkannya adalah saat Anda telah menyelesaikan kerangka tulisan Anda -- terutama jika ilustrasinya harus dipersiapkan oleh orang lain sementara Anda menulis dan merevisi drafnya. Jika kerangka tulisan yang Anda buat agak rinci, Anda harus dapat menentukan ide-ide yang mana yang memerlukan dukungan gambar agar lebih jelas.

Langkah Keempat: Penulisan Draf

Saat Anda telah menentukan tujuan, target pembaca, dan batasan tulisan Anda, saat Anda telah melakukan penelitian secukupnya serta telah memilih metode pengembangan dan membuat kerangka tulisan, penulisan draf menjadi relatif mudah. Penulisan draf hanyalah proses penulisan dan perluasan kerangka tulisan menjadi kalimat-kalimat utama dan kemudian menjadi paragraf. Tulis draf dengan cepat, konsentrasikan seluruhnya pada pengubahan kerangka tulisan menjadi kalimat-kalimat dan paragraf-paragraf. Jangan kuatirkan pengantar yang bagus kecuali jika memang itu mudah untuk dilakukan. Konsentrasi pada ide-idenya. Jangan mencoba untuk merevisi atau memperhalus kalimatnya. Jangan pedulikan aturan tata bahasa atau ejaan karena hal itu bukanlah hal yang penting dalam draf kasar. Di atas semuanya itu, tetap ingat kebutuhan dan wawasan pembaca.

Langkah Kelima: Revisi

Jika Anda telah mengikuti langkah-langkah penulisan sampai pada langkah kelima ini, Anda memegang draf tulisan yang sangat kasar, yang sama sekali tidak dapat dianggap sebagai produk jadi. Revisi adalah langkah terakhir yang harus dilakukan. Kerangka pemikiran yang berbeda diperlukan dalam merevisi; tidak sama saat Anda menulis draf kasar. Baca dan evaluasi draf dari sudut pandang pembaca. Temukan dan betulkan kesalahan, dan jujurlah. Keraslah terhadap diri sendiri demi kepentingan pembaca; jangan memanjakan diri di atas pengorbanan pembaca.

Jangan coba untuk merevisi semuanya sekaligus. Baca draf kasar tulisan Anda beberapa kali, dan cari serta betulkan kesalahan yang ada.

Periksa draf Anda berkaitan dengan keakuratan dan keutuhannya. Draf Anda harus memberikan apa yang dibutuhkan pembaca dengan tepat, namun jangan sampai membebaninya dengan informasi yang tidak perlu dan melenceng dari subjek. Jika Anda belum menulis pengantar, inilah saatnya untuk membuatnya. Pengantar yang Anda tulis harus mampu mengantar pembaca dan memberikan informasi mengenai apa yang Anda sajikan dalam isi draf; periksa draf Anda apakah sudah memenuhi hal tersebut atau belum. Pengantar Anda harus menyiratkan subjek yang Anda angkat dan menangkap perhatian pembaca.

Periksa kesatuan, kekoherenan, dan peralihan draf Anda. Jika ada kesatuan dalam draf Anda, berarti semua kalimat dalam setiap paragraf mendukung ide pokok paragraf (diekspresikan dalam kalimat utama paragraf), dan semua paragraf mendukung topik utama tulisan Anda. Jika draf itu koheren, kalimat-kalimatnya dan juga paragraf-paragrafnya mengalir mulus dari satu kalimat/paragraf ke kalimat/paragraf yang lain; hubungan antar kalimat atau paragraf jelas. Kekoherenan tercapai dengan banyak cara, namun biasanya dengan penggunaan alat-alat peralihan yang saksama dan dengan pemeliharaan kekonsistenan sudut pandang. Periksa juga draf Anda berkaitan dengan ketepatan penekanan dan subordinasi ide. Saat ini juga saat yang baik untuk Anda menyesuaikan pengungkapan ide; jika Anda menemui tempat di mana ada teralu banyak ide di sana, pilah ide-ide tersebut; sebaliknya, jika Anda menemui serangkaian ide sederhana yang diungkapkan dalam serangkaian kalimat pendek, buatlah ide-ide itu dalam beberapa kalimat yang lebih sedikit.

Periksa kejelasan draf Anda. Revisi yang telah Anda lakukan telah memberi sumbangsih besar pada kejelasan draf. Namun, periksa lagi berkaitan dengan istilah-istilah yang perlu dijelaskan bagi pembaca Anda, dan periksa juga apakah ada ambiguitas. Apakah draf Anda bebas dari kesan dibuat-buat? Apakah draf Anda bebas dari jargon yang mungkin tak dipahami pembaca (atau beberapa pembaca) Anda? Apakah ada kata-kata abstrak yang dapat digantikan dengan kata-kata yang konkret? Periksa seluruh draf Anda sehingga pemilihan katanya tepat.

Periksa gaya draf Anda. Saat Anda telah sampai pada tahap ini, pasti gaya tulisan telah jauh lebih baik, namun masih banyak yang dapat Anda lakukan. Periksa keringkasan Anda; bisakah Anda menghapus kata-kata atau frase-frase yang tak berguna -- yang beberapa penulis sebut "deadwood"? Hal seperti itu selalu mungkin untuk dilakukan, dan hal itu akan sangat bermanfaat bagi tulisan Anda (dan pembaca Anda). Buang kata-kata klise dan bahasa basi yang lain. Apakah kalimat-kalimat yang Anda gunakan adalah kalimat aktif? Khususnya dalam tulisan teknis, ada godaan besar untuk menggunakan kalimat pasif saat kalimat aktif dirasa terlalu kuat (dan juga lebih ringkas). Periksa juga struktur pararelnya. Periksa susunan kalimat dan cari cara untuk mendapatkan variasi kalimat yang lebih menarik.

Periksa juga apakah ada kejanggalan dan pemelencengan nada tulisan. Kejanggalan dan pemelencengan nada sulit ditemukan karena keduanya adalah akibat dari banyak hal, sebagian besar adalah akibat dari apa yang telah Anda lakukan dalam merevisi. Namun, cobalah untuk membaca draf Anda dengan keras (lebih baik, ada seseorang yang membacakannya untuk Anda) sambil Anda mendengarkannya seolah-olah Anda adalah pembaca. Anda akan mengetahui kejanggalan karena terdengar dipaksakan atau kikuk -- sesuatu yang tidak akan pernah Anda katakan jika Anda berbicara kepada pembaca Anda karena akan terdengar tidak alami, baik bagi Anda maupun bagi pembaca. Anda akan mengenali pemelencengan nada saat Anda mendengar kata-kata, frase-frase, atau kalimat-kalimat yang tidak cocok dengan hubungan yang ada antara Anda dan pembaca Anda. Misalnya, dalam memo untuk atasan dalam organisasi Anda, Anda akan menghindari frase atau kalimat yang kesannya menggurui. Jika pembaca Anda serius dengan subjek Anda (lebih baik diasumsikan demikian), maka jangan mencoba untuk melucu. Membenarkan nada sering kali adalah masalah mengganti sebuah kata dengan kata yang lain yang memiliki konotasi lebih cocok. Misalnya, perhatikan perbedaan nada antara "Saya bingung dengan kekerasan kepala Anda menolak rencana itu" dan "Saya bingung dengan keteguhan hati Anda menolak rencana itu". Akhirnya, periksa perlahan dan saksama mengenai masalah tata bahasa, tanda baca, dan hal-hal mekanis (ejaan, singkatan, huruf besar, dll.) dan format. (t/Dian)

Diterjemahkan dan disesuaikan dari: