Langkah Awal Memulai Perpustakaan Digital

Kita sudah membahas pengaruh internet pada sistem perpustakaan. Nah, bagi Anda yang hendak atau sedang memikirkan untuk memulai sebuah perpustakaan digital, langkah-langkah berikut ini diharapkan dapat menolong Anda untuk memulainya.

1. Analisis Kebutuhan

Pada tahap awal, pertanyaan yang muncul adalah apakah perpustakaan digital memang diperlukan. Pertanyaan ini tidak dapat dijawab hanya berdasarkan perkiraan semata, tetapi harus diadakan studi untuk menentukan kebutuhan yang disebut dengan analisis kebutuhan (need analysis). Apabila analisis kebutuhan sudah dilakukan dan jawabannya adalah positif, tahap berikutnya adalah menentukan tujuan. Tujuan ini harus didasarkan pada visi dan misi perpustakaan serta lembaga induknya. Masing-masing perpustakaan mempunyai tujuan yang berbeda, tergantung kondisi masing-masing perpustakaan.

2. Studi Kelayakan

Apabila penentuan kebutuhan dan tujuan sudah dilakukan, tahap berikutnya adalah melakukan studi kelayakan, yang penilaiannya meliputi komponen sebagai berikut:

"Technically feasible" (apakah secara teknis layak).

Kelayakan secara teknis ini menjadi faktor penentu dalam membangun perpustakaan digital karena perpustakaan digital memerlukan infrastruktur dan tenaga yang memadai seperti adanya provider untuk internet, hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), jaringan telepon, listrik, serta tidak kalah pentingnya adalah tersedianya tenaga teknis yang dapat mengoperasikannya.

"Economically profitable" (apakah secara ekonomi menguntungkan).

Ukuran yang dipakai dalam perhitungan aspek ekonomi tidak harus dihitung dari berapa laba yang akan diperoleh, melainkan sejauh mana pengaruh perpustakaan digital yang akan kita bangun terhadap efektivitas dan efisiensi layanan perpustakaan.

"Socially acceptable" (apakah secara sosial dapat diterima).

Apakah secara sosial pembangunan perpustakaan digital tersebut dapat diterima oleh pengguna perpustakaan dan staf perpustakaan? Pertanyaan ini tentunya harus dijawab sebelum kita melaksanakan digitalisasi perpustakaan. Sekalipun secara teknis layak dan secara ekonomis menguntungkan, belum ada jaminan bahwa pelaksanaan pembangunan digital perpustakaan pasti berhasil tanpa memperhitungkan aspek sosial. Oleh karena itu, sebelum program perpustakaan digital dijalankan, sebaiknya ada program sosialisasi terlebih dahulu. Analisis aspek sosial ini juga dapat menyangkut aspek hukum. Kita harus tetap menjunjung tinggi hukum, terutama yang menyangkut Undang-Undang Hak Cipta. Misalnya, kita tidak diperkenankan dengan bebas melakukan "scan" atas buku-buku yang dimiliki oleh perpustakaan, untuk selanjutnya kita masukkan dalam database tanpa seizin pemilik hak ciptanya.

3. Memilih Software

Pemilihan software hanya diperlukan apabila kita ingin membangun database untuk kepentingan perpustakaan digital (sebagai penyedia informasi), tetapi apabila kita hanya ingin membangun perpustakaan digital sebagai konsumen (memanfaatkan perpustakaan digital yang sudah ada), pemilihan software tidak menjadi penting. Kriteria pemilihan software untuk database antara lain:

Akses Poin

Software yang baik adalah software yang memiliki akses poin yang banyak, paling tidak data yang kita miliki itu dapat ditelusur melalui judul, pengarang, dan subjek atau kombinasi dari ketiganya.

User Friendly

User friendly mempunyai arti bahwa software yang seharusnya dipilih adalah software yang mudah digunakan tanpa memerlukan waktu pelatihan yang lama, begitu komputer dibuka, para pengguna dapat berinteraksi dengan mudah dan cepat walaupun hanya latihan sebentar.

Sustainability

Membangun perpustakaan digital berarti membangun untuk jangka panjang. Supaya investasi yang ditanamkan tidak terbuang sia-sia, perlu dipertimbangkan dengan hati-hati tentang keberlanjutan software yang kita beli. Sebaiknya, belilah software dari lembaga yang profesional, bukan dari perorangan.

Price

Umumnya, kita akan menghadapi dilema dalam mempertimbangkan harga. Software yang baik biasanya harganya relatif mahal, sementara software yang murah/gratis biasanya kurang dapat memuaskan kebutuhan kita.

4. Pelaksanaan

Dalam tahap ini, khususnya untuk pembentukan database, kita harus mempunyai prioritas. Prioritas ini bergantung pada masing-masing perpustakaan. Disarankan untuk memulai pembentukan database dari produk-produk lokal, seperti hasil penelitian, hasil pengabdian masyarakat, tesis, disertasi, skripsi, dan jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh lembaga-lembaga di sekeliling kita.

Membangun perpustakaan digital berarti membangun untuk jangka panjang. Supaya investasi yang ditanamkan tidak terbuang sia-sia.

5. Evaluasi

Seperti pada program dan kegiatan perpustakaan lainnya, evaluasi untuk pembangunan perpustakaan digital harus selalu dilakukan secara terus-menerus dalam suatu periode tertentu untuk mengetahui apakah tujuan yang telah kita canangkan sudah tercapai dan apakah program tersebut dapat memuaskan pengguna perpustakaan. Tingkat kepuasan pengguna perpustakaan harus selalu kita pantau dan hasil pemantauan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan apakah program perpustakaan digital perlu diteruskan, disempurnakan atau dibatalkan.