Panduan Umum Menulis Buku Panduan

1. Sediakan bentuk fisik buku panduan bersama dengan produk: jangan membuat orang membaca PDF.
2. Pastikan semua instruksi melingkupi produk dalam setiap bagian.
3. Sertakan sebuah halaman panduan awal yang ringkas.
4. Hadirkan instruksi bersama dengan prosedur langkah demi langkah.
5. Informasikan apa saja fungsi yang ada, dan fungsi dari masing-masing, bukan hanya cara menggunakannya.
6. Pastikan bahwa penulis menjadi bagian dari tim desain produk.
7. Tulislah petunjuk penggunaan secara selaras dengan aliran waktu pengembangan produk -- tidak dalam tekanan dari tenggat waktu pengiriman.
8. Pastikan penulis memiliki produk, memahami produk, dan benar-benar menggunakan produk yang mereka tulis.
9. Pertimbangkan kebutuhan dari pengguna difabel (contoh: penglihatan yang lemah, buta warna) dan sediakan alternatif petunjuk penggunaan dalam huruf Braille, cetak besar, audio, dll..
10. Ujilah produk dan buku panduan pada pengguna yang sebenarnya (termasuk pengguna difabel).

Bagaimana Cara Membuat Kesan Pertama yang Hebat?

Banyak pengguna tidak pernah benar-benar mendapatkan petunjuk penggunaan secara maksimal. Petunjuk penggunaan sering dikesampingkan sebagai hal sekunder, atau hal yang terlalu sulit untuk dipahami. Ketika hal itu terjadi, para pengguna, produk, dan tim penulis sama-sama menjadi rugi. Untuk tidak terjebak dalam masalah tersebut, petunjuk penggunaan harus memiliki kesan pertama yang kuat dan positif. Pedoman-pedoman di bawah ini dapat membantu.

1. Hindarilah tampilan dalam bentuk buku teks (format "landscape" bersifat lebih ramah bagi pengguna).
2. Gunakanlah kertas yang sepadan dengan kualitas produk.
3. Manfaatkanlah warna yang bermakna dan efektif.
4. Petunjuk penggunaan tidak boleh berukuran terlalu besar, berat, kecil, atau tipis.
5. Efektifkanlah penggunaan gambar-gambar dan diagram-diagram.
6. Jangan berisi tulisan yang terlalu padat.
7. Gunakanlah jenis huruf "sanserif" yang bersih dan mudah dibaca.
8. Sertakan sejumlah angka bantuan.
9. Gunakanlah satu bahasa.

Bagaimana Meningkatkan Kemudahan untuk Pencarian?

Pengguna cepat frustrasi ketika mereka tidak dapat menemukan apa yang mereka cari dalam petunjuk penggunaan. Sering kali itu disebabkan karena alasan bahwa kata-kata kunci yang digunakan penulis bukan merupakan kata-kata kunci yang dicari pengguna. Berikut adalah beberapa panduan yang akan membantu pengguna menemukan apa yang mereka cari.

1. Aturlah informasi secara hierarkis.
2. Tandailah urutan dengan penebalan-penebalan, warna, dll..
3. Bagilah menjadi beberapa bagian yang diatur oleh:
   
   1. Kronologi penggunaan.
   2. Frekuensi penggunaan.
   3. Kategori fungsional.
   4. Tingkat kemahiran (pemula vs pengguna ahli).
4. Tunjukkanlah hal-hal yang penting dengan menggunakan hal-hal yang kontras, warna, bayangan, penebalan, dll..
5. Bekerjalah dengan pengguna nyata untuk mengidentifikasi kesamaan kata kunci (ini dapat dipelajari selama pengujian kegunaan).
6. Menyediakan indeks kata kunci menggunakan terminologi dari pengguna.
7. Pastikan bahwa indeks menyertakan sinonim yang sama.
8. Sediakanlah daftar istilah teknis.
9. Sertakanlah suatu (yang benar-benar berguna) bagian pemecahan masalah.
10. Gunakanlah penandaan dengan warna untuk membantu navigasi.
11. Buatlah panduan awal singkat yang dengan mudah dapat diakses.
12. Hindarilah referensi silang yang tidak perlu ke bagian lain dari petunjuk penggunaan.
13. Hindarilah penggandakan penomoran halaman dalam panduan multi bahasa (lebih baik lagi, hindari penggunaan multi bahasa).
14. Tampilkanlah angka-angka bantuan dengan jelas.

Bagaimana Memberikan Instruksi?

Jelas ini merupakan fungsi utama dari petunjuk penggunaan. Membuat petunjuk yang mudah dibaca dan dimengerti oleh semua pengguna memang sangat penting. Banyak petunjuk penggunaan memiliki instruksi yang tidak lengkap, tidak benar, atau malah tidak memiliki keterkaitan pada produk yang nyata. Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu membuat petunjuk mudah dimengerti oleh pengguna.

1. Sediakanlah langkah demi langkah dalam urutan yang benar.
2. Ikutilah waktu dan urutan dalam perlakuan yang sebenarnya.
3. Sediakanlah batu loncatan yang terlihat jelas (misalnya Langkah 1, Langkah 2 dll.).
4. Hindarilah paragraf yang panjang.
5. Gunakanlah kata-kata dan hal-hal sehari-hari, hindarilah jargon.
6. Jelaskanlah untuk apa fungsi atau fitur (dalam hal praktis mendasar) seperti halnya dalam petunjuk "Bagaimana Cara".
7. Periksalah bahwa petunjuk sesuai dengan produk yang sebenarnya.
8. Jelaskanlah simbol, ikon, dan kode-kode awal.
9. Hindarilah membuat penyelesaian yang buntu.
10. Hindarilah kesan menggurui pengguna.
11. Jangan berasumsi bahwa pengguna memiliki pengalaman sebelumnya atau pengetahuan produk.
12. Ujilah kegunaan petunjuk bersama-sama dengan produk dengan mengajak pengguna yang belum berpengalaman (bukan desainer atau ahli produk).
13. Tuliskanlah dalam bentuk kalimat saat ini (present tense) dan bentuk aktif.
14. Tuliskanlah langkah-langkah untuk penyelesaian tugas saat mengerjakan perlakuan yang sebenarnya pada produk yang nyata. Milikilah pengguna independen kemudian ikuti langkah-langkahnya (secara harfiah) bersama dengan produk dan periksalah apakah:
1. sangat mudah untuk mengerjakan perlakuan dari awal sampai akhir
2. sangat mudah untuk menyelesaikan perlakuan dan mengulanginya kembali
3. sangat mudah untuk melompat menuju petunjuk penggunaan setengah jalan dari pengerjaan

Bagaimana Merancang Setiap Halaman dalam Petunjuk Penggunaan?

Sebagai tambahan untuk instruksi yang efektif, baik penggunaan warna, teks, dan jenis huruf yang digunakan, serta ikon dan grafis, semuanya dapat membuat pengalaman yang mudah atau justru dapat menyebabkan kegagalan bagi pengguna.

Berikut adalah beberapa saran.

1. Pastikan ukuran jenis huruf memadai (gunakan setidaknya jenis huruf dalam ukuran 12).
2. Pastikan teks dengan latar belakang sangat kontras (hitam putih adalah yang terbaik).
3. Gunakanlah jenis huruf "sanserif".
4. Hindarilah penggunaan beberapa jenis huruf.
5. Berat jenis huruf dapat digunakan secara hemat untuk menunjukkan fungsinya yang penting.
6. Gunakanlah kode warna secara konsisten.
7. Sediakanlah banyak ruang putih di antara tiap bagian dan di sekitar gambar dan paragraf.
8. Sediakanlah suatu bagian (atau batas) bagi pengguna untuk membuat catatan mereka sendiri.
9. Gunakanlah tata letak yang konsisten dalam tiap halaman.
10. Ujilah penggunaan warna untuk memastikan itu dapat dibaca oleh pengguna buta warna.
11. Hindarilah penggunaan warna biru muda untuk teks dan detail yang kecil, dan jangan pernah menggunakan warna biru pada latar belakang merah.

Bagaimana Merancang Bentuk Petunjuk?

Petunjuk penggunaan digunakan dalam berbagai jenis lingkungan, yaitu digunakan di dalam ruangan atau di luar ruangan, dapat digunakan dengan cahaya yang baik atau dengan cahaya redup, digunakan dalam pengaturan yang ramah dan nyaman bagi pengguna, atau dalam lingkungan yang tidak bersahabat dan bahkan berbahaya. Berikut adalah beberapa panduan dasar untuk memastikan panduan penggunaan Anda akan bertahan hidup dalam penggunaan aktual.

1. Pastikan bahwa petunjuk penggunaan dapat diletakkan secara datar pada permukaan kerja ketika dibuka.
2. Pertimbangkan lingkungan penggunaan, dan jika perlu siapkan petunjuk penggunaan yang kuat.
3. Pertimbangkan apakah kebutuhan pengguna adalah untuk memegang petunjuk penggunaan dengan bekerja secara bersamaan.
4. Siapkan sampul dan halaman yang kuat.
5. Pertimbangkan apakah panduan petunjuk perlu untuk menahan air, minyak, kotoran, minyak dll.. (t/N. Risanti)

Diterjemahkan dari: